KPI là gì? Cách sử dụng phần mềm KPI để theo dõi hiệu suất tự động

Một mục tiêu rõ ràng là bước đầu tiên để thành công – và KPI chính là công cụ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng. Nếu bạn còn băn khoăn KPI là gì hay chưa biết bắt đầu từ đâu, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A đến Z cách xây dựng và triển khai KPI hiệu quả.

1. Hướng dẫn cách xây dựng và áp dụng KPI trong doanh nghiệp

Một hệ thống KPI hiệu quả đòi hỏi phải có một quy trình xây dựng bài bản và chính xác. Dưới đây là 5 bước chi tiết giúp doanh nghiệp xây dựng và áp dụng hệ thống KPI thành công:

Bước 1: Xác định các chỉ số KPI

Đây là bước quan trọng nhất để xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả. Hãy tuân thủ các nguyên tắc sau đây để xác định được KPI phù hợp:

Liên kết với mục tiêu chiến lược: Mỗi KPI phải đóng góp trực tiếp vào ít nhất một mục tiêu chiến lược của công ty. Hãy tự hỏi “Nếu KPI này được cải thiện, liệu công ty có tiến gần hơn đến mục tiêu không?”

Áp dụng nguyên tắc SMART: (hình ảnh) KPI cần cụ thể (Specific), có thể đo lường (Measurable), có tính khả thi (Achievable), liên quan đến mục tiêu chiến lược tổ chức (Relevant) và có thời hạn xác định (Time-bound).

Cân bằng giữa KPI dẫn dắt và KPI kết quả: Đảm bảo có cả những chỉ số dự báo (leading) và chỉ số đánh giá kết quả (lagging) để vừa chủ động vừa đánh giá chính xác.

Xác định công thức tính KPI: Mỗi KPI cần có công thức tính rõ ràng, nguồn dữ liệu cụ thể và tần suất đo lường (hàng ngày, tuần, tháng, quý).

Phân loại KPI: Nên có cả KPI cá nhân (đánh giá hiệu suất từng người) và KPI nhóm (đánh giá hiệu suất tập thể) để khuyến khích cả tinh thần cạnh tranh lẫn hợp tác.

Bước 2: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi triển khai KPI, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đánh giá rõ ràng và nhất quán:

Xác định tần suất đánh giá: Tùy vào tính chất công việc, KPI có thể được đánh giá hàng ngày, tuần, tháng hoặc quý. KPI quan trọng có thể cần theo dõi thường xuyên hơn.

Thiết lập hệ thống thu thập dữ liệu: Đầu tư vào phần mềm đánh giá KPI hoặc công cụ quản lý giúp tự động hóa việc thu thập và báo cáo dữ liệu, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Xác định thang điểm đánh giá: Hãy xây dựng thang điểm rõ ràng để có kết quả phân tích mức độ hoàn thành chính xác nhất.

Bước 3: Điều chỉnh và tối ưu KPI

Hệ thống KPI cần được xây dựng và cải tiến liên tục để phù hợp với từng giai đoạn phát triển doanh nghiệp.

Review định kỳ hiệu quả KPI: Mỗi quý hoặc 6 tháng, tổ chức họp để đánh giá xem

KPI hiện tại có còn phù hợp không.

Cập nhật theo biến động kinh doanh: Khi có thay đổi lớn về thị trường, sản phẩm, hoặc chiến lược, KPI cần được điều chỉnh tương ứng.

Tối ưu quy trình đo lường: Tìm cách đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu, giảm thời gian báo cáo thủ công, đầu tư vào công nghệ để tự động hóa.

2. Về PARADISE HR – Phần mềm giúp quản lý KPI & đánh giá nhân sự tự động

Tính năng nổi bật của phần mềm HRM ParadiseHR trong quản lý KPI là gì?

Xây dựng hệ thống KPI linh hoạt: Cho phép thiết lập KPI theo cấp độ (công ty, phòng ban, cá nhân) với các công thức tính điểm tùy chỉnh. Hỗ trợ cả KPI định lượng và định tính, có thể gán trọng số khác nhau cho từng chỉ số.

Tự động thu thập và tính toán dữ liệu: Tích hợp với các module khác (chấm công, tính lương) để tự động cập nhật dữ liệu KPI theo thời gian thực, giảm thiểu công sức nhập liệu thủ công và sai số.

Dashboard trực quan và báo cáo chi tiết: Cung cấp dashboard theo dõi KPI trực quan với biểu đồ, màu sắc cảnh báo (đỏ-vàng-xanh). Nhân viên có thể tự theo dõi KPI của mình, quản lý xem KPI của team, lãnh đạo xem tổng quan toàn công ty.

PHẦN MỀM NHÂN SỰ PARADISE HR

Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, TP. Hồ CHí Minh

Điện thoại: 0942368979

Email: cuongvd@phanmemtinhluong.com

Website: https://phanmemtinhluong.com/

Facebook: https://www.facebook.com/PhanmemnhansuParadise

Maps: https://maps.app.goo.gl/Q25UVmGzLEoaaYhj7

Social:

https://wakelet.com/wake/wU9QoAcspR1v3fJAYx4f1

https://www.minds.com/newsfeed/1833378988049948672

https://x.com/phamanvy33/status/1986639571929735621

https://piaille.fr/@phamanvy33/115506403580345362